Equipos Kanban Remotos: Historia y Nuevas Direcciones

El trabajo está en constante cambio. Los proyectos se multiplican en toda la organización y se convierten en programas. Los programas se agrupan en carteras y las prácticas de gestión se vuelven cada vez más complejas a medida que las empresas crecen y comienzan a operar a escala. Incluso algo tan simple como la presencia en la oficina ya no es una cuestión de rutina.

Los gerentes de proyecto tienen la tarea rutinaria de lidiar con la incertidumbre, por lo que la adaptabilidad es una habilidad central de su profesión. A pesar de toda esta complejidad, Kanban ha sido un elemento básico del mundo de la gestión durante más de 60 años, lo que permite a los profesionales de proyectos mantener una visión clara de los procesos a un alto nivel.

Es fácil ver por qué Kanban se ha convertido en una herramienta de gestión de proyectos imprescindible. Un método de flujo de trabajo liviano y adaptable, proporciona soluciones adecuadas para el propósito que he aplicado a proyectos en varias industrias, desde finanzas hasta energía y mercados de consumo. Kanban tiene la capacidad de manejar flujos de trabajo por sí solo, pero es particularmente adecuado para hibridarse con otros marcos, escalar a nivel empresarial o incluso como un puente para llevar a las organizaciones de procesos en cascada a procesos ágiles.

El 2022 Informe sobre el estado de Agile muestra una explosión en el uso de Kanban: del 7 % de los encuestados en 2020 al 56 % en 2022. Con el cambio global al trabajo remoto en 2020, parte de este aumento se debe sin duda al uso de Kanban por parte de equipos remotos atribuidos.

Sin embargo, Kanban continúa creciendo en popularidad, incluso cuando muchas empresas hacen la transición a soluciones híbridas o regresan a la oficina. Según lo último Informe de estado de estado KanbanEl 41 % de las organizaciones utilizan Kanban en más de 10 equipos, y el 86 % de los encuestados planea ampliar sus iniciativas Kanban en 2023.

Los inicios de Kanban

Kanban tiene su origen en el Sistema de Producción Toyota (TPS) inventado por Taiichi Ono. Ono, un director que venía del taller de máquinas, trató de evitar el desperdicio en la línea de producción. Dos de las áreas que identificó fueron la sobreproducción y los inventarios: era un desperdicio fabricar demasiados autos, pero también lo era dejar materias primas sin usar en el piso de la fábrica. Su solución se inspiró en las operaciones de los supermercados, donde los comestibles se almacenan según la demanda.

Aplicar este principio a la producción en fábrica resultó ser relativamente simple: para cada automóvil nuevo, se adjuntó al producto una tarjeta con instrucciones e información de entrega durante el ensamblaje y lo acompañó durante todo el proceso de producción. Una vez vendido el coche, la tarjeta se devolvía al principio de la cadena. Cuando un número predeterminado de tarjetas esperaban ser reasignadas a un producto, indicaba que los nuevos automóviles debían entrar en producción y activaba un pedido de materiales del inventario. Las cartas, denominadas kanbans después de la palabra japonesa para escudo, proporcionó una ayuda visual para seguir una tarea de principio a fin. Para 1963, Kanban se usaba en todas las plantas de Toyota. La industria manufacturera en general tomó nota del método y décadas más tarde estos principios se aplicaron al desarrollo de software.

Desde la planta de producción hasta la pizarra del equipo de desarrollo

En 2010, el ingeniero de Microsoft David J. Anderson lanzó Kanban: Cambio evolutivo exitoso para tu empresa de tecnología, que se basó en el trabajo de Ono y otros para aplicar los principios de Kanban al desarrollo de software. El elemento central de este marco fue el uso del tablero Kanban: esta representación visual del viaje de una tarea a través del proceso de producción reinventó el modelo de fabricación para el desarrollo de software. En lugar de adjuntar la tarjeta a un objeto físico, la tarjeta se mueve entre una de varias columnas. , que representan el progreso de la tarea.

Anderson también expuso (y luego amplió) las prácticas básicas de Kanban:

• Visualiza el flujo de trabajo. Aquí es donde entra en juego el tablero Kanban; Se basa en la suposición de que un flujo de trabajo visible es más manejable y más fácil de seguir para los usuarios.
• Limite el trabajo en progreso (WIP). Al limitar la cantidad de tareas en las que un equipo o individuo puede trabajar al mismo tiempo, Kanban intenta equilibrar la carga de trabajo y evitar el agotamiento.
• gestionar el flujo. Kanban permite que las tareas se muevan a través de cada etapa del flujo de trabajo de manera rápida y eficiente.
• Hacer políticas explícitas. Kanban brinda transparencia a los equipos; Ayuda a las personas y los equipos a comprender cómo, por qué y cuándo se realiza el trabajo.
• Implementar bucles de retroalimentación. Un equipo de Kanban realiza ajustes de políticas y procesos con regularidad en función de los resultados de las reuniones de revisión.
• Mejorar juntos, desarrollar experimentalmente. Los efectos combinados de una mayor transparencia a través de un flujo de trabajo visualizado y ciclos de retroalimentación de autoevaluación regulares crean un entorno en el que los equipos trabajan juntos para mejorar el rendimiento.

Estas prácticas forman la base de la adaptabilidad; Juntos, crean un sistema en el que todos los miembros del equipo pueden ver y comprender el flujo de trabajo, juzgar qué funciona y qué no, y ajustar las prioridades en consecuencia.

Equipos remotos Kanban en la era de la transformación digital

En la era del trabajo remoto, Kanban una vez más ha evolucionado de tarjetas físicas a software de gestión de proyectos como Kanbanize, Jira, SwiftKanban, Azure DevOps y Trello. Un tablero digital proporciona un espacio colaborativo para que los equipos distribuidos administren tareas, realicen un seguimiento de las actividades y administren las prioridades desde cualquier ubicación geográfica. Y los límites WIP permiten a los equipos administrar su tiempo y tareas de manera más eficiente y poner el toque humano en el corazón de la productividad.

jidokao “automatización con inteligencia humana” era un concepto central de TPS y Lean Manufacturing; Se trata de detener el trabajo de manera efectiva cuando ocurre un problema por primera vez para que los procesos puedan mejorarse de inmediato. Si bien se valora la automatización, la intervención humana y la innovación siguen siendo fundamentales. Como tal, el enfoque de Kanban en la retroalimentación y la mejora es especialmente valioso para las empresas nuevas en la cultura remota y que aún trabajan para consolidar políticas híbridas o de trabajo remoto efectivas.

Kanban también se ha adaptado más allá del trabajo de proyectos para respaldar la agilidad organizacional a medida que los equipos y negocios remotos comienzan a escalar. Anderson y la coautora Teodora Bozheva reconocieron el papel que Kanban podría desempeñar en las operaciones de toda la empresa y publicaron el Modelo de madurez de Kanban en 2018. El modelo está diseñado para permitir a las empresas medir la salud de su organización a medida que escalan, y es en parte una hoja de ruta de adopción, en parte una guía de mejores prácticas. Establece siete niveles de madurez para evaluar la capacidad de una empresa para enfrentar desafíos como la satisfacción del cliente, la cohesión de la fuerza laboral y la resiliencia frente a condiciones de mercado inesperadas. Otros marcos y conjuntos de herramientas Agile a escala, como SAFe y Disciplined Agile, ya tienen sus propios métodos para integrar Kanban a nivel empresarial.

El futuro de Kanban

Si bien el pre-software y los orígenes ágiles de Kanban pueden parecer distantes de los entornos de proyectos cada vez más remotos de la actualidad, sus principios de visualización de flujos de trabajo, limitación del trabajo en curso y mejora continua de los procesos están evolucionando rápidamente. Integre análisis impulsados ​​por IA y algoritmos de aprendizaje automático para impulsar el éxito del proyecto.

La inteligencia artificial promete permitir que el software de gestión de proyectos produzca informes e información de alta calidad, aumente la precisión de la estimación del esfuerzo y automatice las tareas rutinarias de gestión de proyectos. Varias plataformas Kanban, como Atlassian y Trello, ya han comenzado a desarrollar el marco utilizando IA, demostrando una vez más su adaptabilidad a medida que se introducen nuevas herramientas y tecnologías de productividad.

Teniendo en cuenta cómo Kanban ha evolucionado hacia nuevas industrias y formas de trabajar a lo largo de 60 años, no debería sorprender que Anderson compare el cambio que fomenta con la evolución. Su principio fundamental, "Comience con lo que está haciendo ahora", permite a los gerentes de proyecto usar los métodos Kanban para crear cambios y garantizar que el éxito de los proyectos y las organizaciones se base en su idoneidad en su entorno.

En tiempos cada vez más volátiles, los gerentes de proyecto pueden seguir confiando en la metodología de flujo de trabajo de Kanban, que activa la capacidad de respuesta al cambio cuando es necesario, soluciona los problemas donde se encuentran y se adapta a través de industrias y décadas en un arco evolutivo que evoluciona con tecnologías y métodos que avanzan y mantiene el ritmo de laboral. Si aún no ha incorporado los principios, métodos y prácticas de Kanban en el trabajo de su proyecto, ahora es el momento de comenzar.