4 pasos para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos


Aunque cada proyecto es diferente, un conjunto estandarizado de procesos y prácticas puede simplificar la gestión de múltiples proyectos y maximizar las posibilidades de éxito. Muchas empresas utilizan una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) para garantizar esta coherencia: el 89% de las organizaciones tienen al menos una PMO, según un informe reciente. La PMO de hoy actúa como un centro de excelencia, brindando experiencia, soporte y orientación en toda la empresa.

Los entornos de proyecto son dinámicos y las PMO ayudan a las empresas a lograr la alineación entre múltiples equipos de proyectos, con una mejor gobernanza y gestión de riesgos. Con el 59 % de los gerentes de proyecto ejecutando de dos a cinco proyectos a la vez, y el 11 % asumiendo de seis a diez proyectos a la vez, una PMO se ha convertido en una función de soporte fundamental. Muchas PMO exitosas trabajan con el C-suite para obtener la aceptación ejecutiva y garantizar que la cartera de proyectos esté alineada con la estrategia corporativa.

¿Cuántos proyectos están haciendo los PM al mismo tiempo? Rebel's Guide to Project Management encontró que el 15% hace uno, el 59% hace de dos a cinco y el 26% hace seis o más.

Cada vez más empresas se dan cuenta del valor que puede ofrecer una PMO, pero establecer una es una tarea complicada con muchos desafíos que superar y decisiones que tomar. Durante mis dos décadas en la gestión de proyectos, he asesorado a numerosas PMO y obtuve información sobre las habilidades necesarias para liderar una y las mejores formas de abordar la implementación.

Índice del contenido

¿Qué valor aporta una PMO?

Cualquier PMO es tan buena como su liderazgo y ejecución. Cuando funciona de manera óptima, una PMO:

  • Defina, estandarice y mantenga las mejores prácticas y procesos en todos los departamentos.
  • Mejore el cumplimiento y la gobernanza.
  • Proporcionar a los gerentes de proyecto orientación y dirección.
  • Administre y asigne recursos entre proyectos en función de cronogramas, prioridades y presupuestos.
  • Proporcione a la gerencia y a los ejecutivos informes financieros y de estado precisos y oportunos.
  • Defina los criterios de selección de proyectos y alinee la cartera de la empresa con los objetivos y la estrategia comercial.
  • Mejore la colaboración y la satisfacción de las partes interesadas mediante el establecimiento de reglas para la cultura del proyecto y la comunicación entre departamentos, así como una capacitación constante sobre métodos, técnicas y mejores prácticas.

PMO vs PM: ¿Cuál es la diferencia?

Aunque la PMO se ocupa de la gestión de proyectos, las dos funciones funcionan de manera muy diferente. Aquí hay una descripción general de cómo funcionan juntos:

Oficina de Gestión de Proyectos

gerente de proyecto

Diseña procesos de gestión de proyectos desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

Aplica procesos de gestión de proyectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Se esfuerza por hacer que los recursos estén disponibles para muchos proyectos y programas.

Utiliza los recursos para la ejecución exitosa del proyecto.

Proporciona retroalimentación e informes de estado a las partes interesadas y los ejecutivos.

Proporciona comentarios e informes de estado a la PMO.

Un líder de PMO debe:

  • Tienes una sólida comprensión de las metodologías y herramientas de gestión de proyectos.
  • Ser un visionario con habilidades excepcionales de comunicación, interpersonales y estratégicas.
  • Tener experiencia en cambios organizacionales y saber lo que se necesita para que esto suceda.
  • Manténgase al día con las últimas tendencias en gestión de proyectos.

Un error común que cometen los ejecutivos es entregar el control de la PMO a su gerente de proyecto senior. Esta persona puede ser buena en la gestión de proyectos, pero la experiencia que aplica en la gestión de proyectos del día a día puede no coincidir con la profundidad de conocimiento requerida de estándares, procesos o gestión.

4 pasos esenciales para iniciar una PMO

Como con cualquier proyecto, establecer una PMO requiere que evalúes, analices y planifiques. Siga estos cuatro pasos para una implementación exitosa:

1. Evaluar la situación actual

Antes de comenzar, debe pensar qué tipo de PMO desea. Piense detenidamente en lo que quiere lograr: ¿Cómo debería ser el futuro de la gestión de proyectos en la organización? Esto lo ayudará a identificar las brechas e identificar qué áreas quiere abordar la PMO.

Existen diferentes tipos de PMO, y el que elija dependerá de las necesidades de su negocio y la madurez de la gestión de proyectos de la organización (las organizaciones más maduras pueden requerir menos supervisión). Las PMO se clasifican según el nivel de control que ejercen:

  • apoyo: Una PMO de apoyo tiene un bajo nivel de control. Es compatible con todos los proyectos al proporcionar capacitación, plantillas y mejores prácticas. Actúa como consultor o asesor.

  • Direccion: Una PMO de control verifica si las herramientas, los estándares y los procesos de gestión de proyectos se aplican en los proyectos. Actúa simultáneamente como auditor y asesor.

  • Política: Una PMO de dirección mantiene un alto nivel de control y es responsable de la ejecución de los proyectos. Los gerentes de proyecto reportan a la PMO.

2. Crea una hoja de ruta y define KPI

Una PMO consta de tres componentes interdependientes: funcional, estructural y disciplinario. Defina cómo debe funcionar cada componente para garantizar que no haya incertidumbres en cuanto a sus responsabilidades, metas o lugar en el contexto del negocio en general.

componente funcional

Comprender el alcance y el propósito de la PMO es un paso importante para determinar cómo funcionará. Este componente podría ser:

  • establecen normas: Desarrollo de procesos, plantillas y sistemas así como formación y coaching de gestores de proyectos.
  • Gestión de la cartera: Selección de proyectos alineados con la estrategia general de la organización.
  • Guía: Audite y revise los procesos de gestión de proyectos y asegúrese de que los directores de proyectos se adhieran a ellos.
  • Manejo de proyectos: Identificar riesgos y monitorear el progreso.

componente estructural

También debe definir las personas, los procesos y las herramientas que componen su PMO:

  • Gente: El equipo de PMO debe ser pensador estratégico, bien versado en metodologías y herramientas de gestión de proyectos, y sentirse cómodo comunicándose con la alta dirección.
  • Procesos: Estos se basan en los componentes disciplinarios de la PMO (ver más abajo). Los procesos deben ser prácticos, adaptables y escalables.
  • Herramienta: Estos incluyen todo tipo de difusión de conocimiento a través de la PMO, desde plantillas simples hasta sistemas sofisticados de gestión de proyectos.

componente disciplinario

Su PMO puede gestionar:

  • Recursos tales como empleados, equipos, herramientas, proveedores, contratos y otros activos.
  • Comunicación entre los gerentes de proyecto y las partes interesadas, especialmente la información del proyecto y los informes de estado.
  • Proyectos para garantizar que los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas se encuentren dentro de rangos aceptables y realicen ajustes para mejorar.
  • Riesgo identificando y destacando los posibles riesgos, especialmente los derivados de la gestión del cambio.

Ahora que ha definido los componentes y las áreas de intervención, puede trabajar con las partes interesadas para priorizar los requisitos y crear una hoja de ruta paso a paso que describa una estrategia de PMO para la implementación y optimización.

A continuación, identifique los KPI utilizados para medir el desempeño de la PMO y cómo recopilar datos oportunos y precisos. Los KPI se pueden construir en torno a la finalización de tareas o hitos, los beneficios obtenidos de los proyectos y programas entregados, la alineación estratégica en toda la cartera, la utilización de recursos y más, pero debe aspirar a tener KPI para cada una de estas áreas clave:

  • Prácticas, métodos y herramientas.
  • Implementación y ejecución de soluciones.
  • monitorear y controlar
  • personas y habilidades

3. Implementar la PMO

El cambio organizacional puede ser difícil, y es importante ser paciente mientras cambia la mentalidad. Debe identificar los procesos más problemáticos y priorizar su resolución, automatizar las tareas tediosas cuando sea posible y configurar notificaciones y recordatorios para los plazos. La forma en que los gerentes de proyecto reaccionen ante la introducción de una PMO será un factor clave de éxito. Obtener pequeñas ganancias rápidamente puede ayudar a aumentar su aceptación a medida que comienzan a ver el valor que puede ofrecer una PMO. Asegúrese de reconocer los esfuerzos de los gerentes de proyecto, satisfaga sus necesidades cuando sea posible y brinde soporte y capacitación completos.

Si su organización es grande, puede usar equipos piloto para recopilar comentarios sobre los cambios antes de implementarlos en toda la empresa; esto le brinda la oportunidad de realizar mejoras y solucionar los problemas iniciales.

4. Revisar periódicamente y realizar mejoras

Una PMO no es una entidad estancada: evolucionará a medida que crezcan las habilidades y el conocimiento de los gerentes de proyecto y que mejoren los sistemas y las herramientas. Revise los datos regularmente para monitorear el rendimiento e impulsar mejoras, y actualice sus KPI con el tiempo a medida que madura la PMO. La PMO debe permanecer consistente con la organización; A medida que cambia la estrategia comercial, la estrategia de la PMO también debe cambiar.

En última instancia, cada organización es diferente y no existe un enfoque único para la implementación de una PMO. Requiere diligencia y diligencia. Trate de no desviarse de sus objetivos, tenga en cuenta los objetivos generales, comparta regularmente el progreso con las partes interesadas y aborde de inmediato cualquier inquietud.

Un catalizador para una mayor eficiencia

Una PMO bien ejecutada ofrece muchos beneficios, pero requiere un gran esfuerzo y cambios para establecerse. Si bien una PMO a menudo se considera una función administrativa, atraer la aceptación es fundamental para su eficacia y no debe ser una idea de último momento. Una PMO debe ser un catalizador para una mayor responsabilidad, sinergia y disciplina y, lo que es más importante, promover una mayor eficiencia para que los gerentes de proyecto puedan hacer más con menos.

Lectura adicional en el blog de Toptal Projects:

Hoja de referencia de gestión de proyectos

5 cualidades esenciales de los mejores gerentes de proyecto

3 habilidades esenciales del gerente de proyecto y cómo perfeccionarlas

Gerente de programa versus gerente de producto: una estrategia de resolución de conflictos

¿Qué es un propietario de producto? una guía para gerentes de proyecto

Si quieres conocer otros artículos parecidos a 4 pasos para implementar una Oficina de Gestión de Proyectos puedes visitar la categoría Software.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Subir